零售商店主機的條碼槍數據和商品價格定期更新并下載至店面微機。店面微機具有兩個功能：一是管理前臺POS，包括通過掃碼器收集數據的POS終端；二是管理后臺POS，包括分析銷售數據、下電子訂單、打印產品價格和條碼槍標簽。目前較先進的POS系統后臺具有較強的功能，可以檢驗貨物、進行存貨控制、點數、賬務與供應商管理。
借助條碼槍，POS系統可以實現商品從訂購、送貨、內部配送、銷售、盤貨等零售業循環的一體化管理，數據采集器使商業的管理模式實現三個轉變：一是從傳統的依靠經驗管理轉變為依靠精確的數字統計分析管理；二是從事后管理（隔一段時間進行結算或盤點）轉變為“實時”管理，在商店營業過程中可隨時對銷售、庫存情況通過計算機進行查詢；三是從商品大類管理轉變為單品管理，對每一商品品種、規格、包裝樣式等進行細賬管理。銷售商可隨時掌握商品銷售情況，以調整進貨數量和頻率，組織適銷貨源，從而減少脫銷和滯銷帶來的損失，并可加速資金周轉，有利于貨架安排的合理化，提高銷售額。
POS系統的建立，對制造商來講，可以獲得準確的商品及市場銷售信息，及時調整生產規模和產品結構，條碼掃描器提高產品的競爭力；對批發商來講，可以獲得商品銷售情況的及時信息，調整庫存和進貨規模，加快庫存周轉、節約流通成本；對顧客來講，可以得到及時、快捷、滿意的服務。